Smart Office visioi ihmiskeskeistä tulevaisuuden älytoimistoa

Net 2017,  11.9.2017

Tietotyön tekijän työpäivät ovat usein tiukasti ohjelmoituja, eikä kunnollisia hengähdystaukoja ehdi, saati pysty pitämään. Kahdeksan yrityksen muodostama Smart Office -konsortio lähti muutama kuukausi sitten hakemaan uusia, entistä ihmiskeskeisempiä ja älykkäämpiä malleja tulevaisuuden työntekoon. Tavoitteena on tukea muuttuvaa työtä sekä ennen kaikkea lisätä luovuutta ja innovatiivisuutta.

Smart Office

”Smart Office -hanke pyrkii co-creation-hengessä parantamaan työpäiväkokemusta ja etsii uusia tapoja hyödyntää älykkäitä palveluja ja teknologioita, kuten tekoälyä ja robotiikkaa. Keskeisenä ajatuksena on pohtia ja unelmoida yhdessä, millaiset toimitilat muokkautuvat ihmisten tarpeiden perusteella ja mitkä uudet teknologiat tukevat mielekästä työtekoa”, kuvailee konsortion käynnistäjä, johtaja Jari Vuori Fujitsusta.

"Ryhmän jäsenillä on monipuolinen teknologinen osaaminen, mutta pyrimme jättämään sen taustalle. Keskitymme etsimään ja tukemaan ennen kaikkea ihmisten kannalta käyttökelpoisia ja älykkäitä toimintamalleja, jolloin toimitilat ovat vuorovaikutuksessa ihmisen kanssa, eivät teknologian", hän jatkaa.  

Smart Office team

Ihmiskeskeinen co-creation edistyy yhteistyössä alan johtavien toimijoiden kanssa. Smart Office -ryhmä kokoontui 7.9.2017 Fujitsun pääkonttoriin käymään läpi kesän yhteenvetoa. Mukana olivat (eturivi vasemmalta): Kaisa Kallio Elo, Terhi Hirvikorpi Kiwa Inspecta, Sirte Pihlaja Shirute, Tytti Ruponen Martela ja Virva Patomo Fujitsu. Takarivissä vasemmalta: Paul Keller ja Jari Stenberg Ensto, Jari Vuori Fujitsu, Timo Nurisalo Are, Panu Muhonen Martela, Seppo Mäki-Pollari Ramboll ja Timo Räikkönen YIT.

Kesän aikana on järjestetty työpajoja, joissa on kuvailtu nykyisten työpäivien haastetilanteita ja etsitty ihanteellisinta olotilaa, jossa työtä voi tehdä nyt ja tulevaisuudessa. Samalla haetaan malleja miten toimitilaympäristöihin voisi tuottaa luovuutta ja innovatiivisuutta edistäviä uusia toimintamalleja ja palveluja, jotka tukevat muuttuvaa työntekoa ja ovat samalla ekologisia ja terveellisiä. Alkuvaiheen yhteenvetoraportti on valmis ja työ jatkuu.

Mikä sujuu ja missä mättää

Viime kesänä järjestettiin co-creation-työpajoja toimistotyöntekijöille ja palveluntuottajille. 

Eri työroolien työntekoa analysoitiin etsimällä siitä sekä hyvin sujuvia toimintoja että kipukohtia. Sen jälkeen tutkittiin mitkä tekijät edesauttoivat työn sujuvuutta ja mikä tuotti kipukohtia. Tulokset koottiin visuaaliseen muotoon.

Työnteon kipukotia olivat muiden muassa huono ilmastointi ja huoneilma. Työntekijöillä voi olla liian kylmä tai kuuma. Paperittomassa toimistossa ei tiedetä miten paperia pitäisi kierrättää.

"Toimistossa ei ole riittävästi erilaisia tiloja, jos omia ajatuksia pitää koostaa wc:ssä", hankepäällikkö Virva Patomo Fujitsusta kiteyttää. "Ajasta ja paikasta riippumaton työkulttuuri on monessa organisaatiossa vielä utopiaa. Ja edelleen ihmiset kamppailevat toimimattoman teknologia kanssa."

Monet ovat hukkua sähköpostien tulvaan ja kaipaavat lisää tallennustilaa ja työrauhaa. Samoin toivotaan helppoja tapoja viestiä ja mahdollisuutta tehdä työtä ajasta ja paikasta riippumatta.

Toisaalta haastatellut henkilöt saivat mielihyvää ratkaisujen löytymisestä ja siitä, kun työntekijät voivat itse vaikuttaa päätöksentekoon. Monet ovat valmiita kokeilemaan mitä tahansa uusia tapoja, jolla työkuorma helpottuu, mutta ratkaisuiden pitää olla helppoja, koska opetteluun ei ole aikaa. 

Zen-hidastamista ja ylellisyyttä työpäivään

Työpajojen ja haastattelujen jälkeen Smart Office -ryhmä sai näkemyksen erilaisista motiiveista, asiakkaista ja tulevaisuuden tavoitteista. Erityisesti huolehtiminen, hyvinvointi, yhteistyö ja hyvä palvelu nousivat esille. Lisäksi korostuivat ihmislähtöisyys, vapaa sijoittuminen, kestävä kehitys, turvallisuus, edistyksellisyys, helppokäyttöisyys, levollinen tekniikka* (calm technology), joustavuus ja ilo.

Konsortion yhteenvedon mukaan viestintätaidot nousevat tulevaisuudessa tärkeämmäksi kuin tekninen pätevyys, ja viestintä on erittäin olennaista myös asiakaspalvelussa. Jaettu tieto pitää saada koko ekosysteemin käytettäville. Omistajuus ei ole tärkeää vaan jakaminen.

”Tulevaisuuden työssä korostuu myös luovuus. Pärjäämme paremmin, jos kehitämme ongelmanratkaisu-, myynti- ja markkinointitaitojamme. Luovuutta ja innovaatiota ei voi johtaa tai pakottaa, niille pitäisi luoda edellytykset. Työn tekeminen ja johtaminen ovat murroksessa. Ne vaativat uutta ajattelua monella tasolla”, kuvailee Virva Patomo.

Unelmien mukaisen Smart Officen palvelut tulevat asiakkaan eli tässä tapauksessa toimistotyöntekijän luo. Monen tietotyön tekijän työpäivä on usein tiukasti ohjelmoitu ilman kunnollisia hengähdystaukoja. Zen-hidastamisen lisäksi Smart Office tuo ylellisyyttä arkiseen työpäivään: kahvintuoksua, hierontaa, lasten päivähoitoa, liikuntapalveluja, pesulan, puettavaa teknologiaa, verkkokaupan, yhteiskäyttöisiä kulkuneuvoja ja niin edelleen.

”Arvon ja hyötyjen tuottamiseen tietotyössä tarvitaan yhdessä tekemistä, joten työskentelytavan valinta on olennaista. Co-creation-hengessä tapahtuva yhteistyö kattaa oman organisaation lisäksi ulkopuolisia tahoja, muiden muassa asiakkaita ja kumppaneita. Työtä pitää pystyä tekemään ajasta ja paikasta riippumatta, mutta toisaalta kaivataan omaa zen-vyöhykettä, jossa tietotulvan voi sulkea pois. Ratkaisuna nousivat esille vaikkapa viihtyisä viherhuone tai taustamusiikki. Tärkeintä olisi saada tilaa keskittymiselle ja omille ajatuksille vapaana ulkopuolisista ärsykkeistä”, Patomo kertoo.

”Monet yksinkertaiset ja helpot asiat on jo tehty, ja jo nyt teknologiaa on kaikkialla ympärillämme, ja mukanamme. Enää ei pohdita mikä on mahdollista, vaan miten haluamme käyttää teknologiaa ja millaisen kokemuksen tarjoamme ihmisille. Avainasemassa ovat yhteistyö ja arvoverkot, jossa asiakkaat, toimittajat, kumppanit ja kilpailijat luovat yhdessä ihmiskeskeisiä palvelupolkuja”, Jari Vuori valottaa. 

Fujitsun kannalta hanke edistää projektikohtaisten älytoimistojen saamista palvelutoimituksiksi.

"Tarjoamme ryhmittymälle fasilitointia ja mahdollistamme eri toimijoiden ratkaisujen yhdistämisen saumattomiksi kokemuksiksi. Ja tietenkin tarjoamme teknologisia ratkaisuja sekä laajan kokemuksemme toimivista digitaalisista työympäristöistä", Vuori sanoo.

Smart Office -konsortioon kuuluvat yhtiöt Are, Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo, Ensto, Fujitsu, Inspecta, Martela, Ramboll ja YIT. Mukana on myös asiakaskokemustoimisto Shirute.  


Lehdistötiedote 21.6.2017 Smart Office -konsortio hahmottelee älykkään työnteon mallia

* Amber Case: Painajaiskeittiö kaipaa levollista tekniikkaa, Net, kesäkuu 2017

ot

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2017,  11.9.2017

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn