Mikkelin kaupunginvaltuusto kokoontuu sähköisesti

Net 2/2015,  12.11.2015

Mikkelin kaupunginhallituksen ja -valtuuston kokoukset ovat sähköistyneet Fujitsun CaseM-asianhallintaratkaisun avulla. Ajansäästö ja ympäristövaikutukset ovat merkittävät. Hiilidioksidipäästöjen määrä on kutistunut peräti 97,9 prosenttia.

Mikkelin kaupunki, kävelykatu

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen liittyy Mikkelin Lupaus 2016 -kehitysohjelmaan. Se on Mikkelin vastaus kuntien palvelujen alati pahenevaan tuottavuusongelmaan.

Lupaus 2016 on sateenvarjo, jonka alla Mikkeli luo edellytyksiä tehokkaalle toiminnalle, ottaa käyttöön uusia toimintamalleja, automatisoi prosesseja ja edistää itsepalvelua. Avainroolissa on toiminnan tehostaminen digitalisoinnin avulla ja tulosten mittaus rahan säästöinä. Kehityshankkeen tavoitteena on tehdä Mikkelistä tuottavuuskehityksen johtava kaupunki Suomessa. 

”Hikeä verta ja kyyneleitä on pistetty peliin jo useamman vuoden ajan, ja nyt rupeamme olemaan voiton puolella”, kuvailee ohjelmajohtaja Juha Ropponen (kuvassa)  Mikkelin kaupungista. 

Sähköistys säästää aikaa ja vähentää päästöjä

Yksi Lupaus-ohjelman kärkihankkeista on ollut eli Tiera tiedonhallinnan eli Fujitsun CaseM-asianhallintaratkaisun käyttöönotto. 

Mikkeli hoitaa CaseM-portaalin kautta laajaa digitaalisten palvelujen kirjoa, jossa käyttäjinä ovat niin kunnan oma henkilöstö kuin kansalaisetkin. Palvelu kattaa koko asiointiprosessin ja se sisältää asiointiportaalin, sähköisen asioinnin, asian- ja asiakirjojen hallinnan, sähköiset kokoukset sekä päätösten julkaisun. Käsitellyt asiat siirtyvät tiedonohjauksen kautta sähköiseen arkistoon. 

Kun Mikkelin luottamushenkilöt ottivat toukokuussa 2015 kokoustyökalut käyttöönsä, hiilidioksidikuorma pieneni huimat 97,9 prosenttia. Kaikki kokousmateriaalit tallennetaan CaseM-työtilaan ja jaetaan sähköisesti.  Samalla poistui tarve tulostaa ja postittaa. 

Mikkelin CaseM”Aiemmin tulostimme vuoden aikana yli 45 000 paperiarkkia kirjekuorineen, mikä maksoi 2 784 euroa. 891 kirjeen postitus maksoi 4 668 euroa. Nyt nämä kulut ovat nolla euroa”, projektipäällikkö Marjo Koponen (kuvassa) Mikkelin kaupungista toteaa.

Mittaukset toteutettiin Fujitsun EcoCALC-menetelmällä, joka mittaa hiilipäästöarvion ennen it-ratkaisun käyttöönottoa ja jälkeen. Vuosikulutukseen perustuvan laskelman pohjana oli 27 kokousta, joihin osallistuu 33 henkilöä ja kaikille osallistujille tulostetaan 50 sivua paperia joka kokouksessa. Esitysmateriaalit postitetaan kaikille kirjekuorissa, joita tarvitaan monesti useampi. 

Järjestelmän käyttöönoton siirtymäaika jatkuu tämän vuoden loppuun asti. Kaikki lautakunnat voivat kokoontua sähköisesti vuoden 2016 alussa. 

Kukaan ei enää halua paperisia esityslistoja

Sähköisten kokousten käyttöönotto merkitsi kaupungille isoa muutoshallinnan projektia. Kaikki valtuuston ja hallituksen jäsenet sekä varajäsenet saivat koulutusta. Käyttöönottoklinikka neuvoi kädestä pitäen eri päätelaitteiden käyttöä. Lisäksi kokouksissa on aina mukana henkilöitä, jotka neuvovat ja opastavat.

”Alkuvaiheessa oli kieltämättä hermostusta ja jännitystä ilmassa. Vaikka vastaanotto oli yleisesti myönteinen, pari henkilöä kieltäytyi kokonaan käyttämästä päätteitä. Heille annettiin henkilökohtaista opastusta ennen kokousta. Yhden valtuutetun iso koura ei tahtonut millään osua pieneen tablettiin. Joillakin luottamushenkilöillä taas ei ollut ollenkaan sähköpostiosoitetta. Nyt haasteet on suurimmaksi osaksi selätetty, ja esimerkiksi kaikki esityslistat kulkevat jo sähköisesti. Kukaan ei enää halua niitä paperilla”, Juha Ropponen mainitsee.

CaseM-ratkaisu kehittyy jatkuvasti. Seuraavaksi muun muassa sähköisiin kokouksiin tulee äänestyskartta, josta näkee miten kukakin on äänestänyt. Samoin näkyville saadaan läsnäolotiedot jäsenistä ja varajäsenistä. 

Järjestöille avustukset vain sähköisen kanavan kautta

Mikkelin digitalisointihankkeet ulottuvat koko asiointiprosessiin. Elokuussa 2015 kaupunki pilotoi järjestöjen liikunta-avustusten sähköistä käsittelyä CaseM:n kautta.

”Jos vain yksittäinen lomake digitoidaan, ei vielä ole kyse sähköisestä asioinnista. Digitoinnin pitää ulottua koko asiointiprosessiin. On tärkeää, että käyttäjät osaavat itse toimia verkossa. Palvelun tarjoajan on muodostettava taustalle toimiva prosessi”, Ropponen huomauttaa. 

”Järjestöjen avustusten myöntämisprosessi vuodelle 2016 on nyt täysin sähköinen. Voimme myös sähköistää erilaiset hakemusprosessit itse ilman toimittajan jatkuvaa läsnäoloa. Jos järjestöjen puuhamiehet eivät osaa tehdä sähköistä hakemusta, rahat voivat jäädä saamatta. Toki käytössä on erilaisia tukikanavia, joista saa apua. Ilman kunnollista tukea sähköistä asiointia ei voi ottaa käyttöön”, hän painottaa. 

Sähköistäminen parantaa kunnan palvelujen saatavuutta ja laatua

Viesti asiakkailta on selvä: palvelun pitää olla tarjolla silloin kun ihminen sitä tarvitsee. Kansalaisille on yhä vaikeampi selittää, miksei rutiiniluonteista asiaa voi hoitaa netin kautta sähköisesti.

Järjestelmien käytön on myös oltava helppoa. Asiakkaan ei pitäisi joutua miettimään mikä instanssi kutakin palvelua ylläpitää. Nuoret haluavat palvelut mobiililaitteisiin tai sosiaaliseen mediaan, jossa vuorovaikutus on reaaliaikaista.

Sähköinen asiointi onkin hyvin toimiessaan arvokas apuri kansalaisen kohtaamassa sosiaali- ja terveyspalvelujen viidakossa.

Turun ja Mikkelin kaupungit hyödyntävät sähköisen asioinnin integraatioratkaisua, jossa Tieran tarjoama ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on integroitu Fujitsun CaseM-ratkaisukokonaisuuden sähköisen arkiston osuuteen. Tieran portfoliosta CaseM löytyy nimellä Tiera Tiedonhallinta. Tieran kunta-asiakkaiden tiedonhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisut tuotetaan SaaS-pilvipalveluna Fujitsun konesalista.

”Sähköisen arkistoinnin alkuperäinen käyttötarkoitus on laajentunut kattamaan kunnan kaikki arkistointitarpeet. Kun kunta ottaa arkistointiratkaisun käyttöön, sinne voidaan tuoda kaikki arkistoitava materiaali, vaikka tieto olisi muodoltaan erilaista. Tietomalleja voi käsitellä joustavasti, sillä adapteri osaa lukea ja käsitellä eri hakuparametreja”, kuvailee johtaja Mauri Mikkonen Fujitsusta.

Fujitsun CaseM-asianhallintaratkaisu vähentää manuaalisia työvaiheita ja nopeuttaa päätöksentekoa. Ratkaisu mahdollistaa sähköisen arkistoinnin ja tietojen sujuvan uudelleen hyödyntämisen. Tiedonohjaussuunnitelman mukaiset prosessit ohjaavat käyttäjää, mutta osia prosessista ja myös osa käyttäjän toimenpiteistä voidaan automatisoida. Käyttäjä pystyy seuraamaan graafisesta prosessijanasta erityyppisten asioiden käsittelyn etenemistä ja seuraavia vaiheita. 

CaseM-ratkaisu toimii EMC Documentum -alustalla. Fujitsu on Documentum-pohjaisten ratkaisujen merkittävin toimittaja Euroopassa.

Tieran asiakasomistajille CaseM-palvelu on tarjolla suorahankintana puitesopimuksen perusteella. Pilvipalvelun hinta perustuu käyttäjien määrään. Kysy lisää: info@fi.fujitsu.com

ot

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2/2015,  12.11.2015

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn