Palkkakuittien sähköistys laski merkittävästi hiilidioksidikuormaa Espoossa

Net 2/2015,  7.9.2015

Kun Espoon kaupungin työntekijöiden palkkakuitit muutettiin sähköiseen muotoon, paperin kulutus ja kuljetuskustannukset laskivat merkittävästi. Hiilidioksidikuorma laski yli 13 000 kiloa eli 58 prosenttia.

Espoon kaupunki halusi selvittää millaiset ympäristö- ja kustannusvaikutukset nykyaikaisten it-ratkaisujen tehokkaalla käytöllä voi olla. Samalla haluttiin puuttua sähköisten työvälineiden epätasaiseen hyödyntämiseen eri puolilla organisaatiota.

Tulokset vakuuttivat: sähköisten työkalujen käyttöä tehostamalla säästetään valtavasti puhdasta aikaa ja rahaa. Samalla ympäristön kuormitus vähenee.

EcoCALC

Fujitsu on tuottanut Espoon kaupungille Microsoftin Lync-palvelua vuodesta 2009 ja SharePoint-työtiloja vuodesta 2013. Kaupungin eri yksiköt ovat kuitenkin ottaneet palvelut käyttöön epätasaisesti eikä niitä hyödynnetä niin tehokkaasti kuin olisi mahdollista.

Espoon tietohallinto päätti tarttua vajaakäyttöön osoittamalla Lyncin ja sähköisten työtilojen konkreettiset edut.

Työkaluksi valittiin Fujitsun EcoCALC-mittaus, joka mittaa hiilipäästöarvion ennen it-ratkaisun käyttöönottoa ja jälkeen. Espoon laskelmissa huomioitiin ihmisten liikkumisesta, tulostamisesta ja datan siirtämisestä syntyvät kustannukset ja päästöt.

Tuloksia mitattiin seuraavissa kohteissa:

Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen (LUP) viikkokokoukset pidetään Lync-palvelun avulla aiemman fyysisen palaverin sijaan.  Mikäli kaikki työntekijät haluttaisiin tavoittaa viikkokatsauksella ilman Lynciä, kokouksen pitäjän täytyisi matkustaa kokousta varten seitsemälle paloasemalle – jokaiselle neljä kertaa (neljä työvuoroa vuorokaudessa). Tästä syntyisi 1 200 kilometrin matka viikoittain ja noin 62 800 kilometriä vuodessa.
Nyt kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus osallistua viikkokatsaukseen Lyncin välityksellä omalla paloasemallaan ja työvuoronsa aikana, joko suorana tai tallennettuna lähetyksenä. Osallistumis- ja tiedonsaantimahdollisuudet ovat lisääntyneet käänteentekevällä tavalla ilman kustannusta tai hiilidioksidipäästöjen kasvua. Päinvastoin, teoreettisesti laskien nyt on aikaansaatu 6 091 kilon hiilidioksidisäästöt, mikä vastaa 33 henkilön vuosittaista suihkujen määrää.
Espoon kaupungin Palveluliiketoimen johtokunta siirsi kokousaineistonsa sähköiseen työtilaan.  Aiemmin jokainen tulosti itse pöytäkirjat ja muut materiaalit, mikä aiheutti turhaa paperinkulutusta ja kustannuksia.
Kokouksen hiilidioksidikuorma putosi 25 kilolla, mikä vastaa 1 000 kilometrin ajoa henkilöautolla.
LUPin palomiesten Länsimetroon liittyvä koulutus pidettiin Lyncin avulla.  Näin säästettiin ison ryhmän matkustuskulut ja koulutuksen hiilidioksidikuorma putosi peräti 90 prosenttia.
Kaupungin työntekijöiden palkkakuitti muutettiin sähköiseen muotoon. Ennen sähköiseen ratkaisuun siirtymistä palkkakuitit tulostettiin ja postitettiin. Kymmenen kuukauden vertailuaikana palkkahallinto tuotti 205 000 palkkakuittia eli vanhalla tavalla tehtynä yhteensä 410 000 paperiarkkia ja kirjekuorta.
Sähköisen ratkaisun myötä enää 84 500 palkkakuittia tulostetaan ja postitetaan. Hiilidioksidikuorma laski paperin kulutuksen ja kuljetuskustannusten laskiessa yli 13 000 kiloa eli 58 prosentin verran.

Kun testikohteiden tulokset laajentaa kaupungin koko 14 000 ihmisen henkilöstöön, puhutaan todella isoista säästöistä sekä ympäristön että talouden kannalta.

EcoCALC-mittauksen tulokset esiteltiin Espoon jatkuvan palvelun johtoryhmälle tammikuussa, ja reaktio oli suorastaan mykistynyt.

”Olin vaikuttunut, että laskelmista saatiin niin hyvät ja konkreettiset tulokset, sekä hiilidioksidin että kustannusten näkökulmista. EcoCALC-laskelman tulkitseminen on helppoa visuaalisen esittämistavan myötä”, toteaa kehityspäällikkö Jaana Suonsaari Espoon Palveluliiketoimen hallinto- ja kehittämisyksiköstä.

Työarjen murros käynnissä

Espoo Tietotekniikan tietohallintojohtaja Jukka Pitkänen kertoo, että Espoossa ympäristöasiat ja vihreät arvot on kirjattu niin sanottuun Espoon tarinaan eli vuodet 2013–2017 kattavaan strategiaan.
”It tarjoaa työkaluja, jotka tukevat suoraan ympäristöystävällistä toimintaa. Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen kokeilussa nähtiin hyvin, miten Lync-palvelun avulla voidaan säästää konkreettisia ajokilometrejä ja siten ympäristöä”, Pitkänen sanoo.

EcoCALC-laskelma on ollut paljon esillä eri kaupungin yhteyksissä. Pitkänen toivoo, että se innostaa organisaation eri toimintoja muuttamaan omaa arkeaan ja ottamaan käyttöön esimerkiksi mobiilityön mahdollistavia välineitä. Esimerkiksi monenlaista raportointityötä voitaisiin helposti tehdä suoraan kohteessa – sen sijaan, että kirjaukset täytyy palata tekemään konttorille.

”Yhtälö, jossa työnteko sujuvoituu, kokonaistehokkuus kasvaa ja ympäristöasiat huomioidaan, on paras mahdollinen”, Pitkänen summaa.

Nyt työkalut ovat kunnossa ja seuraava askel on lähteä ottamaan työtapoja käyttöön tavoitteellisesti organisaatioissa. Tähän mennessä käyttöönotoista on saatu pelkästään myönteisiä kokemuksia.
Tietohallinto toimii toki itse pioneerina sähköisen työn edistämisessä. Yksikön kaikki infotilaisuudet videoidaan ja tallennetaan SharePointiin, fyysinen osallistuminen kokouksiin on vapaaehtoista. Osasto tarjoaa kaikille kaupungin työntekijöille myös Lync-koulutusta.

EcoCALC-mittaus liittyy Espoossa laajempaan työkulttuurin muutokseen. Kaupunki on lähtenyt määrätietoiselle digitalisoimisen polulle etsien teknologiasta arjen hyötyjä.

”Toivoisin peliin ennakkoluulottomuutta toiminnan ja prosessien kehittäjiltä. Digitalisaatio on kaikkien huulilla, ja sen tuomat hyödyt ja tehokkaat työkalut pitäisi huomioida kaikessa työn kehittämisessä”, Pitkänen toteaa.

Miten tietotekniikka vähentää hiilijalanjälkeä?

Fujitsun EcoCALC-työkalu (Eco-contribution CALCulation web tool) on kehitetty ict-palveluiden ympäristöhyötyjen arviointiin. Sen avulla voidaan tutkia organisaation toiminnan ympäristövaikutuksia nimenomaan tietotekniikan kannalta.

Työkalun avulla lasketaan halutun palvelun tai toiminnon hiilipäästöarvio ennen palvelun käyttöönottoa ja sen jälkeen. Tuloksena on helppolukuinen ja monipuolinen raportti, jota voidaan hyödyntää esimerkiksi vuosiraportissa.

Mitä EcoCALC-työkalu mittaa?

Työkalu arvioi hiilidioksidipäästöjä seitsemällä osa-alueella ennen ict-ratkaisun käyttöönottoa ja sen jälkeen:

  • resurssien kulutus (esimerkiksi paperinkulutus)
  • ihmisten liikkuminen (esimerkiksi junalla, autolla, lentokoneella)
  • tavaran liikkuminen (rekalla)
  • toimistotila (työntekijöiden ja laitteiden työtila)
  • varastotila
  • ict-laitteet (laitteiden sähkönkulutus)
  • verkkoliikenne (datamäärä digitaali- ja analogilinjoissa)

» Lisää tietoa

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2/2015,  7.9.2015

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn