Ja tähän sitten allekirjoitus − sähköisesti

Net 2020,  29.5.2020

Vaikka lähes kaikki asiakirjat ja prosessit on hyvin pitkälti saatu digitalisoitua, allekirjoitukset on edelleen jouduttu raapaisemaan kynällä paperille. Sähköinen allekirjoituspalvelu korjaa tilanteen ja siirtää asiakirjanhallinnan kokonaan digitaaliseksi.

Sähköinen allekirjoitusFujitsun uusi sähköinen allekirjoituspalvelu tulee elokuussa 2020 laajaan käyttöön. Se toimii täysin itsenäisenä palveluna tai osana CaseM-asianhallintaratkaisua. Palvelussa on myös laajat integraatiomahdollisuudet eli sen voi liittää osaksi jotain muuta sisäistä tai ulkoista järjestelmää. Sopivia käyttökohteita ovat esimerkiksi päätökset, sopimukset, hyväksymiset, pöytäkirjat ja ilmoittautumiset eli kaikki asiakirjat, joihin allekirjoituksia tarvitaan.   

Sähköiseen allekirjoituspalveluun on määritelty useita tunnistustapoja, kuten pankkitunnistus, Fujitsun callsign, mobiilivarmenne tai jokin muu vastaava. Tunnistautumiseen on tulossa myös suomi.fi-integraatio.  

Todennus verifiointipalvelussa

Allekirjoituspyyntö tehdään allekirjoituspalvelun nettikäyttöliittymästä tai jostakin toisesta järjestelmästä integraation kautta. Kaikille allekirjoittajille lähtee sähköpostiviesti. Siinä on mukana linkki palveluun, jossa allekirjoitettavan dokumentin voi lukea ja allekirjoittaa. Kun uusi käyttäjä tulee ensimmäistä kertaa palveluun, hän rekisteröityy sisään.

Esimerkiksi työsopimuksen allekirjoitus etenee niin, että sopimus lähetetään allekirjoituspalveluun, jolloin allekirjoittajat saavat siitä viestin. Työnhakija rekisteröityy palveluun ja tekee allekirjoituksen. Tämän jälkeen myös työnantajan edustaja allekirjoittaa sopimuksen. Kun kaikki allekirjoitukset on tehty, osapuolet voivat ladata allekirjoitetun sopimuksen itselleen. Allekirjoitustapahtuman yhteydessä allekirjoittajalta pyydetään tarvittava vahva tunnistautuminen, jolla varmistetaan allekirjoittajan henkilöllisyys. Jos allekirjoitusta ei ole tehty annettuun määräaikaan mennessä, allekirjoittajalle lähtee muistutusviesti.

Allekirjoituksen todentaminen onnistuu helposti ilman erillisiä työvälineitä tai ilman allekirjoituspalvelua. Allekirjoitus on todennettavissa avaamalla allekirjoitettu asiakirja pdf-lukijalla, esimerkiksi Adobe tai Foxit Readerillä. Pdf-lukija näyttää allekirjoituksen ja verifioi, ettei sisältö ole muuttunut allekirjoituksen jälkeen. Allekirjoitusprosessin tila ja eteneminen sekä kuka on allekirjoittanut dokumentin siihen mennessä näkyvät allekirjoituspalvelussa.

» Helppoa ja tehokasta tiedonhallintaa − CaseM

Webinaarit: Tee kodistasi päätöksenteon keskus


CaseM, kunta

CaseM tekee kuntapäättäjien etätyöstä mahdollista

Etätyö on nyt muodostunut tarpeelliseksi osaksi myös kuntapäättäjien arkea. Kuntien päätöksenteko tarvitsee tuekseen normaaleja yhteydenpitovälineitä tehokkaampia ja luotettavampia ratkaisuja.

Fujitsun ja Kuntien Tieran yhteistyössä järjestämässä webinaarissa kuulet CaseM-ratkaisun edut kuntasektorin toiminnalle.

» Katso webinaari 

CaseM, valtio

CaseM varmistaa valtionhallinnon toimintakyvyn myös poikkeusoloissa

Valtionhallinnon päättäjille tarkoitetussa webinaarissa esittelimme, miten organisaatioiden hankkeiden valmistelu, päätöksenteko, etäkokoukset, sähköinen allekirjoittaminen ja arkistointi onnistuvat ratkaisun avulla turvallisesti ja luotettavasti. Avaamme myös CaseM:n ja tekoälyn mahdollisuuksia.

» Katso webinaari

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2020,  29.5.2020

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn