Tietohallinto alas norsunluutornista

Net 3/2013,  4.12.2013

Tietohallinnon on aika opetella katsomaan asioita työntekijöiden näkökulmasta ja it-ratkaisut on tehtävä muuten kuin vain säästö mielessä. Fiksuilla tietohallinnon ratkaisuilla tehdään parempaa tulosta.

Tietotekniikka ei ole salatiedettä tai alkemiaa, jossa lopullinen hyöty jää kysymysmerkiksi. Teknisten ihmisten täytyy ottaa enemmän vastuuta siitä, mihin ja miten teknologiaa käytetään, jotta saavutetaan hyötyjä liiketoimintaan. Se vaatii viestintää useampien päättäjien ja käyttäjien kanssa niin että kaikki ymmärtävät mistä on kysymys.

Mikko L

”Asia ei ole uusi, mutta aina ajankohtainen. Helposti lipsahdetaan takaisin siihen, että it-osasto mittailee bittejä ja muut ihmettelevät mitä nörtit puuhaavat”, sanoo kehityspäällikkö Mikko Laaksonen Fujitsusta.

Jos tietohallinnon on aika kömpiä ylös kellarista, johdon on puolestaan laskeuduttava maan pinnalle. Tavalliset käyttäjät siellä jo ovat ja tekevät päivittäin oikeita asioita, vaihtelevilla työkaluilla ja järjestelmillä. Organisaation on oltava matalampi ja ihmisten on puhuttava toistensa kieltä.

”Hyötyjen täytyy olla selkeitä kaikille osapuolille. Sekä it:n että liiketoiminnan johtamisessa tarvitaan enemmän tavallisten käyttäjien näkökulmaa ja hyötyjen etsimistä.”

Laaksosen mukaan tietojärjestelmän ostaminen hyvin teknisin perustein ei riitä. Pitää myös mitata, saavutetaanko hyödyt, joita on tavoiteltu. Mittaus jää helposti tekemättä. Toisaalta mittaamiseenkaan ei saa suhtautua hysteerisesti: jos asiat rullaavat, sitten vain hienosäädetään.

”Mutta jos jokin juttu ei toimi eikä haluttuja hyötyjä saavuteta, täytyy suunnitella korjaavat toimenpiteet ja kääriä hihat. Yleensä ensimmäinen asia on koulutus: kerrotaan, miksi järjestelmä on tärkeä ja miten sitä käytetään.”

Esimerkiksi kommunikaatioratkaisuilla pyritään siihen, että työntekijät saavat enemmän aikaan nopeammin ja helpommin.

Laaksonen antaa esimerkin. ”Uuden ajanvarausjärjestelmän tavoitteena pitää olla 12 asiakkaan palveleminen samassa ajassa kuin ennen hoidettiin kymmenen.”

Puuhastelusta tekoihin

Tietohallinnon tehtävä on tunnistaa prosessien arkisia pullonkauloja. Raudan hallinnasta on siirrytty palveluiden ostamiseen ja kumppanuuksiin, ja seuraava askel on ymmärtää entistä enemmän organisaation toimintaa ja erilaisia käyttäjiä eli sitä, millaisia haasteita teknologialla voidaan ratkaista. Lisäksi pitää pystyä tunnistamaan liiketoimintamahdollisuudet, joita uudet teknologiat tarjoavat.

Usein tärkein järjestelmiin ja teknologiaan liittyvä tavoite on kuitenkin säästäminen.

Keskivertoyritys käyttää liikevaihdostaan tietotekniikkaan ja palveluihin 3–4 prosenttia.Kun tästä halutaan nipistää vielä kymmenys, summa on Laaksosen mielestä naurettavan pieni. Tavoite voi kääntyä nopeasti itseään vastaan, ja uhkana on käyttäjätyytyväisyyden lasku monine seurauksineen.

”Pelkästään säästökohteiden ideointi, 'mistä vielä pari senttiä pois', on hiirten puuhaa. Asia pitäisi kääntää toisinpäin, eli voidaankin säästää varsinaisista prosesseista ja itse asiassa lisätä liikevaihtoa. Kun asiakaspalvelujärjestelmä tai verkkokauppa tuo kymmenen prosentin kasvun liikevaihtoon, se on aika paljon parempi tulos kuin kymmenen prosentin säästö it-kuluissa”, Laaksonen muistuttaa.

Laaksonen kannustaakin ihmisiä yrityksissä puhumaan enemmän toisilleen ja tavoittelemaan suurempia asioita. ”Potentiaalia yrityksissä on enemmän kuin nyt edes yritetään saavuttaa.” •

Mitä hyötyä kommunikaatiopalveluista voisi olla minulle?

Ota yhteyttä: 
Kehityspäällikkö Pentti Soini
pentti.soini (at) fi.fujitsu.com
p. 040 920 0355.

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 3/2013,  4.12.2013

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn

Käytämme Net-sivustolla evästeitä, jotta pystymme parantamaan käyttökokemusta ja analysoimaan liikennettä. Pyydämme sinua perehtymään yksityisyydensuojakäytäntöömme, joka on saatavissa täältä.