Savonian prosessit tehostuivat Fujitsun RPA-ratkaisulla

Savonia Ammattikorkeakoulu on ottanut rohkean askeleen kohti prosessien automatisointia. Fujitsu Finlandin kanssa toteutettu RPA (Robot Process Automation) -palvelu on auttanut Savoniaa tehostamaan talous- ja henkilöstöprosesseja, vapauttamaan työaikaa sekä tuomaan helpotusta kuormittaviin tehtäviin.

Vaikka Savoniassa RPA:n hyödyntäminen oli jo aloitettu sekä konsulttivetoisesti että omilla resursseilla, ei kehitys edennyt toivotulla vauhdilla. Henkilöstön aikaa kului rutkasti muuhun työhön eikä uusia työkaluja ehditty omaksua kunnolla.

“Koska kehitystyö ei edennyt toivotulla nopeudella, halusimme löytää kumppanin, joka pystyy toteuttamaan tarvittavia robottikomponentteja ja tukemaan omaa henkilöstöämme kehitystyössä”, kertoo Jarkko Karhemaa, Director of Digital Development Savonialta.

“Tunnistimme Savonian kipukohdat ja tarjosimme heille työpajamallia kartoittamaan automatisaatiomahdollisuuksia. Savonia tarttui tilaisuuteen, ja näin alkoi RPA-yhteistyömme”, kertoo Fujitsun Head of RPA Petri Kuusela.

Työpajan avulla tunnistettiin automatisoitavat prosessit

Työpajassa käytiin läpi nykyiset prosessit, tunnistettiin potentiaaliset automaatiokohteet ja arvioitiin resurssimäärää, jota voitaisiin vapauttaa enemmän luovuutta vaativiin tehtäviin. Työpaja kesti reilun puoli päivää ja tarjosi henkilöstölle selkeän kuvan RPA:n mahdollisuuksista.

Työpajan aikana henkilöstön kanssa käytiin läpi nykyteknologian kyvykkyyksiä ja sitä, mitä kaikkea prosessien automatisointiin vaaditaan. Tämän pohjalta savonialaiset pääsivät pohtimaan omien työtehtäviensä automaatiomahdollisuuksia.

Päivän aikana tunnistetuista prosesseista osa oli heti automatisoitavissa ja osa jatkokehitystä vaativia. Työpajan tuloksena johto sai konkreettisen listan automaatioehdotuksista ja selvän polun automaatiomatkalle.

“Työpaja tuotti tuloksena kymmenittäin automatisoitavia prosesseja, jotka priorisoitiin ja kehitystyö aloitettiin niistä, joissa kustannushyötyanalyysi tuotti parhaan tuloksen”, Karhemaa kertoo.

Työpaja toimi lähtölaukauksena yhteiskehitykselle: syntyi roadmap ja lista priorisoiduista prosesseista, jotka siirrettiin Fujitsun RPA-tiimin toteutettavaksi.

Robotin hoidettavaksi kymmeniä prosesseja

Yhteistyön myötä Savoniassa on jo toteutettu kymmeniä automaatioita. Yksi keskeisimmistä on lukuvuosimaksuprosessin automatisointi: tuhansien hakemusten käsittely, maksujen vastaanotto ja kirjeiden lähettäminen valituille opiskelijoille tapahtuu nyt huomattavasti nopeammin.

Lukuvuosimaksuprosessin lisäksi automatisoitavia kohteita olivat muun muassa osto- ja myyntilaskujen täsmäytykset, kulkulupien hallinnointi sekä verkkolaskuosoitteiden päivitykset.

Työpajoissa tunnistetuista automaatioista arvioitiin vapautuvan pitkälti yli 300 henkilötyöpäivää muihin luovuutta vaativiin tehtäviin. Henkilöstön arki on helpottunut merkittävästi, kun manuaalisia rutiinitehtäviä on saatu siirrettyä robotille.

“Yhteistyö Fujitsun kanssa on ollut sujuvaa. Fujitsu on pystynyt keskustelemaan organisaation eri yksiköiden asiantuntijoiden kanssa ja määrittelemään asiakastarpeesta tarvittavat automatisointiprosessit, joiden toteutus ja työmäärä hyväksytetään aina ennen toteutusta”, Karhemaa kiittelee.

Onnistuneen automaation voi monistaa muihinkin prosesseihin

Savonian ja Fujitsun yhteistyö osoittaa, että prosessien automatisointi ei ole vain tekninen ratkaisu, vaan myös kehitysmatka, joka vaatii selkeää suunnittelua, henkilöstön osallistamista ja yhteistä roadmapia.

“Lukuvuosimaksuprosessin kehitys toimii hyvänä esimerkkinä siitä, kuinka onnistunut automaatio voidaan monistaa helposti muihin prosesseihin ja jopa muille korkeakouluille”, sanoo Kuusela.

“Savonia on monin tavoin edelläkävijä koko ammattikorkeakoulukentässä. On ollut suuri kunnia päästä tekemään automaatioprojekteja yhdessä.”

Lue lisää Fuijtsun RPA-ratkaisuista täältä.